Status

Themen

Status setzen

Über den Status eines Objekts können besondere Eigenschaften für dieses gesetzt werden. In der Dokumentation sind das der Status GESPERRT, ARCHIV, VERSTECKT, IN BEARBEITUNG und BESTAND.

Der Status kann auf der Eigenschaften-Seite eines Objekts über das Aktionssymbol gesetzt oder aufgehoben werden.

Das Setzen eines Status hat Auswirkungen auf alle untergeordneten Elemente. Wird z.B. in der Dokumentation ein Fach gesperrt, werden alle enthaltenen Ordner, Mappen und Dokumente ebenfalls gesperrt.

Die Bedeutung im Einzelnen:

Gesperrt Das Objekt ist für den lesenden und schreibenden Zugriff gesperrt und kann nicht mehr geöffnet werden.
Gesperrte Objekte werden standardmäßig rot dargestellt.
Archiv Das Objekt ist für den schreibenden Zugriff gesperrt und kann somit nicht mehr verändert werden.
Archivierte Objekte werden standardmäßig grau dargestellt.
Versteckt Das Objekt wird nicht mehr dargestellt.
Sofern versteckte Objekte eingeblendet werden, werden diese standardmäßig rosa dargestellt.
In Bearbeitung / Bestand Das Objekt ist für den schreibenden Zugriff gesperrt und kann somit nicht mehr verändert werden.
Objekte mit dem Status Bestand werden standardmäßig grau dargestellt.

Bei einem (CAD-)Dokument wird an dieser Stelle zusätzlich angezeigt, welche Person es bearbeitet.

Der Status kann auch bei bestimmten Aktionen, wie dem Hochladen einer neuen Version eines Dokuments, dem Erzeugen eines neuen Index oder, bei entsprechender Konfiguration des Servers, auch beim Herunterladen von einzelnen oder mehreren Dokumenten gesetzt werden.

Für mehrere Dokumente lässt sich der Status über die Mehrfachauswahl ändern.

farbliche Kennzeichnung

Objekte werden, je nachdem welchen Status sie besitzen, in Listen sowie im Baum farblich gekennzeichnet.

In den persönlichen Einstellungen können die Farben für die einzelnen Statuswerte angepasst werden.

Versteckte Dokumente anzeigen

Versteckte Dokumente können Sie sich über die Suche anzeigen lassen. Das betrifft jedoch nicht Dokumente, auf die Sie keinen Lesezugriff besitzen.

Mitglieder der Rolle Dokumentenmanager können, um ihrer Aufgabe gerecht zu werden, versteckte Dokumente sichtbar setzen. Wählen Sie dazu die Aktion Eigenschaften ändern aus dem Kontextmenü oder der Aktionsleiste der Dokumentation.

Im anschließenden Dialog aktivieren Sie die Option Versteckte sichtbar setzen.