Lese- und Schreibrechte

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Allgemeines

Der Zugriff auf alle erzeugten Elemente der Dokumentation wird über Rechte gesteuert. Dabei kann festgelegt werden, ob jeweils nur der Besitzer, die Gruppe (in der der Besitzer Mitglied ist) oder ob alle Mitglieder Zugriff haben.

Es wird zwischen Leserecht, Schreibrecht und Löschrecht unterschieden. Das Schreibrecht beinhaltet zudem das Leserecht. Ein nicht vorhandenes Leserecht bedeutet, dass auf das Objekt in keiner Weise zugegriffen werden kann, es ist für den Betroffenen praktisch nicht existent.

Die Verwendung von Gruppen-Zugriffsrechten ermöglicht die Einschränkung auf einen bestimmten Mitgliederkreis, der durch einfaches Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern in den Gruppen gesteuert werden kann. Beim Definieren von Gruppen und der Zuordnung für Bereiche der Dokumentation ist daher mit besonderer Sorgfalt vorzugehen.

Einstellungen für Rechte aufrufen

Die Einstellungen für die Zugriffsrechte darf nur der Besitzer vornehmen, sofern er mindestens die Rolle Bearbeiter hat, sowie alle Mitglieder, denen die Rolle Dokumentenmanager zugeteilt wurde. Alle übrigen Mitglieder können die Rechte einsehen, aber nicht verändern.

Um die Rechte für ein Element aufzurufen, klicken Sie rechts neben dem Feld "Besitzer" auf das Symbol .

Der Besitzer und die Zugriffsrechte werden in einem Dialog dargestellt:

Sofern Sie selbst Besitzer des angezeigten Objekts sind oder die Rolle Dokumentenmanager haben, wird das Aktionssymbol angezeigt, mit dem statt des Anzeigedialogs das Formular zum Ändern der Zugriffsrechte aufgerufen wird.

Besitzer und Gruppe ändern

Die Grundlage zur Einschränkung auf bestimmte Mitglieder ist die Zugehörigkeit jedes Objekts zu einem Besitzer. Der Besitzer wird automatisch beim Erzeugen des Objekts gesetzt. In Abhängigkeit der Konfiguration ist es der Ersteller selbst oder der Besitzer des übergeordneten Objekts. Der Besitzer kann jedoch im Nachhinein angepasst werden. Sollen Gruppen-Rechte ausgewertet werden, sollte der Besitzer nicht aus der Gruppe "Alle Beteiligte", sondern aus einer eigenen definierten Gruppe gewählt werden.

Hinweis: Wenn als Besitzer ein Mitglied aus der Gruppe "Alle Beteiligte" gewählt wird, entspricht die Wahl der Zugriffsrechte für die Gruppe dem Zugriffsrecht für Alle. Eine Einschränkung ist dann nicht mehr gegeben!

Im oberen Bereich werden Ihnen der Besitzer und die Gruppe, aus der der Besitzer ausgewählt wurde, angezeigt. Setzen Sie die Option Gruppe und Besitzer vererben, sofern konfiguriert, um bei Übernahme der Änderungen den Besitzer auch für die untergeordnete Dokumentationsstruktur zu übernehmen.

Zum Festlegen des Besitzers klicken Sie auf das Symbol neben dem Feld Besitzer. Dieses steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die Rolle als Dokumentenmanager haben. Wenn Sie nicht die Rolle Dokumentenmanager haben, stehen Ihnen nur Gruppen zur Auswahl, in denen Sie selbst Mitglied sind. Klicken Sie in diesem Fall auf das Symbol neben dem Feld Gruppe.

Markieren Sie den gewünschten Besitzer und bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.

Zugriffsrechte bearbeiten

Es gibt drei Arten von Zugriffsrechten:

Leserecht: Das Leserecht bezieht sich auf die Sichtbarkeit des Objekts, ohne dieses Objekte von nicht berechtigten Mitgliedern nicht gesehen werden kann.

Eine Einschränkung eines Leserechts betrifft auch alle untergeordneten Elemente. Damit also ein Objekt überhaupt sichtbar ist, muss in allen darüberliegenden Fächern, Ordnern oder Mappen ebenfalls Leserecht bestehen.
Schreibrecht: Schreibrecht bedeutet, die Eigenschaften verändern zu können, neue Objekte anlegen und Dokumente hochladen zu können. Das Schreibrecht wird nicht automatisch auf untergeordnete Elemente vererbt.
Löschrecht: Ohne Löschrecht kann das Objekt nicht aus der Dokumentation entfernt werden.

Für jede Zugriffsart kann der Benutzerkreis festgelegt werden. Zur Auswahl stehen der alleinige Zugriff durch den Besitzer, der Zugriff für die Gruppe, in der der Besitzer Mitglied ist, sowie der Zugriff für alle Mitglieder.

Unabhängig von der gesetzten Einstellung hat der Dokumentenmanager Vollzugriff, um hier administrative Aufgaben wahrnehmen zu können.

Setzen Sie die Option Rechte vererben, sofern konfiguriert, um diese bei Übernahme der Änderungen auch für die Elemente der untergeordneten Dokumentationsstruktur zu übernehmen.

Rechte für zusätzliche Gruppen

Ergänzend zu den oben vergebenen Zugriffsrechten können beliebig vielen Gruppen zusätzliche Lese- oder Schreibrechte eingerichtet werden. Damit können Gruppen berücksichtigt werden, die nicht derjenigen entsprechen, die bei der Wahl des Besitzers festgelegt wurde.

Die zusätzlich eingerichteten Gruppen-Zugriffsrechte gelten auch, wenn die Standard-Zugriffsrechte auf den Besitzer eingeschränkt wurden. Um die Übersicht bei Verwendung zusätzlicher Gruppen zu bewahren, kann diese Konstellation als Standardkonfiguration eingesetzt werden.

Der Auswahl-Dialog für Gruppen wird über den grünen Pfeil geöffnet. Markieren Sie hier die gewünschten Gruppen und übernehmen Sie diese mit OK

Die Gruppen für die zusätzlichen Zugriffsrechte können ebenfalls an die untergeordneten Elemente vererbt werden, falls diese Funktion konfiguriert ist.

Rechte vererben

An den meisten Stellen wie bspw. Fächern können, sofern konfiguriert, die Rechte und der Besitzer an die untergeordneten Objekte vererbt werden.

Es können durch Setzen der entsprechenden Häkchen die verschiedenen Rechte und der Besitzer einzeln oder in Kombination vererbt werden. Mit Änderung in den Zugriffsrechten an Dokumente vererben! erhalten ebenfalls die untergeordneten Dokumente die ausgewählten Rechte und ggf. Besitzer. Bei Indizes und Doumentenmappen ist die Option nicht vorhanden, da hier nur (CAD-)Dokumente enthalten sind und damit die Rechte sowieso nur an diese vererbt werden können. Durch die Auswahl alle Rechte vererben werden automatisch alle Häkchen im Dialog gesetzt und damit alle Rechte und Besitzer vererbt.

Hinweis: Das Vererben von Rechten und Besitzern kann zu gravierenden Änderungen in der Rechtestruktur der Dokumentation führen!