Der Bearbeitungsschritt (Station)

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Allgemeines

Workflows bestehen aus Stationen, die beim Ausführen eines Workflows von den Dokumenten durchlaufen werden. Workflows werden von den Bearbeitern, die einer Station zugeteilt sind, gesteuert.

An jeder Station werden die dort befindlichen Dokumente und deren Termine und Aufgaben angezeigt. An jeder Station ist eine bestimmte Aufenthaltsdauer vorgesehen, innerhalb derer die Dokumente an die nächste Station weitergereicht werden sollen.

Beim Weiterreichen von Dokumenten (Steuerungsschritt) an eine Nachfolger-Station können verknüpfte Aufgaben erledigt, Freigaben vergeben oder Verteiler ausgeführt werden.

Aktionen an einer Station

Öffnen Sie die Eigenschaften-Seite einer Station durch Auswahl im Dateibaum oder in der Ergebnisliste einer Suche.

In Abhängigkeit von Ihren Rechten an einer Station können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Ändern der Eigenschaften einer Station. Diese Aktion ist nicht für bereits besuchte Stationen möglich.
Darstellen der Registrierungsinformationen.
Fügt ein Dokument aus der Zwischenablage an der gewählten Station ein. (Nur sichtbar, wenn sich Dokumente in der Zwischenablage befinden.)
Zeigt die Mängel aus dem Mangelbericht an. (Nur sichtbar, wenn sich ein Mangelbericht in der Station befindet.)
Eingang aller Dokumente bzw. aller Indizes bestätigen.
Steuerungsschritt ausführen.
Diagrammdarstellung des Workflows ansehen.
Versenden Sie eine Nachricht oder eine E-Mail mit den Informationen über diese Station.
Erzeugt ein PDF-Dokument mit den Eigenschaften der Station, um dieses anschließend ausdrucken zu können. Die Datei kann in der Dokumentation abgelegt werden.
Person/Gruppe der Station setzen. (nur bei Ad-Hoc Workflows verfügbar)
Die Aktion steht bei erledigten Stationen zur Verfügung, sofern eine Nachfolgestation aktuell ist. Mit ihr können Stationen wieder aktiviert (auf aktuell gesetzt) werden.
Ggf. steht der Schnell-Upload zur Verfügung

Schnell-Upload

Sofern in einem Projekt der Autoimport möglich ist, steht der Schnell-Upload per Drag&Drop zur Verfügung. Hier werden analog zum Autoimport nur passend kodierte Dokumente zugelassen. Zusätzlich müssen Sie der Station zugeordnet und diese muss aktiv sein.

Aktualisieren der Eigenschaften

Steuerungsschritte ausführen

Dokumente auswählen

Wenn Sie an einer Station einen Steuerungsschritt durchführen möchten, drücken Sie in der Aktionsleiste auf . Daraufhin folgt eine Serie von Dialogfenstern.

Zu Beginn können Sie die Dokumente auswählen, welche in den folgenden Bearbeitungsschritten berücksichtigt werden sollen. Standardmäßig werden alle Dokumente der Station berücksichtigt. Wenn Sie bestimmte Dokumente nicht weitergeben möchten, haben Sie über Mehrfachauswahl folgende Möglichkeiten Dokumente zu entfernen.

Entfernt die ausgewählten Dokumente von der Station.
Entfernt die Dokumente aus der aktuellen Auswahl. Sie stehen für eine spätere Bearbeitung an der Station zur Verfügung

Wenn Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, bestätigen Sie diesen Schritt mit Weiter. Sie können Ihre Auswahl später über die Schaltfläche Zurück anpassen.

Leiten Sie nur einen Teil der Dokumente an die nächste Station weiter, so erscheint eine Abfrage. Hier können Sie wählen, ob die verbliebenen Dokumente für eine spätere Bearbeitung zur Verfügung stehen sollen, die Station bleibt dabei weiterhin aktiv, oder ob die Dokumente auf 'verbleibend' und die Station auf 'Beendet' gesetzt werden sollen.

Sind an der aktuellen Station keine Dokumente zum Weiterleiten vorhanden, so besteht die Möglichkeit beim Ausführen des Steuerungsschrittes den Workflow auf beendet zu setzen.

Freigaben erteilen

Im folgenden Dialog besteht die Möglichkeit Freigaben zu erteilen. Dabei können Sie entweder jedem Dokument einzeln eine Freigabe erteilen oder über die Mehrfachselektion mehreren Dokumenten die gleiche.

Wenn einem Dokument keine Freigabe erteilt werden soll, kann es mithilfe der Mehrfachselektion über die Aktion aus der Liste entfernt werden. Das entsprechende Dokument wird mit einer offenen Freigabe an die nächste Station weitergegeben.

Aufgaben bearbeiten

Wenn einer Station Aufgaben zugeteilt sind, werden diese bei Beendigung der Station als erledigt gekennzeichnet. Sofern die Aufgaben noch bearbeitet werden, besteht die Möglichkeit sie an dieser Station mittels Mehrfachselektion abzuwählen. Diese Aufgaben sind im Anschluss dann nicht als erledigt gekennzeichnet.

Abschließend sehen Sie in einer Übersicht alle Dokumente, die an die nächste Station weitergegeben werden. Bei Bedarf können Sie hier noch einmal Zurück gehen und vorherige Listen ergänzen oder den Steuerungsschritt abbrechen. Ist für die aktuelle Station ein Verteiler gesetzt, so kann dieser optional ausgeführt werden. Wurde für den Worklflow eingestellt, dass beim Erreichen einer Station per Nachricht und/oder E-Mail informiert werden soll (gemeint ist nicht der Verteiler einer Station), so kann hier nochmal jeweils der E-Mail-Text angepasst werden. Wenn die Zusammenstellung der Dokumente korrekt ist, bestätigen Sie den Steuerungsschritt mit Fertig.

Aktionen für Dokumente an einer Station

Auf den Eigenschaften-Seiten von Stationen werden unterhalb der Werte die enthaltenen Dokumente angezeigt.

Bei den Dokumenten bzw. Indizes wird zwischen eingefügten und von der vorherigen Station eingegangenen unterschieden und entsprechend in separaten Tabellen dargestellt. Für einzelne Dokumente und Indizes, die an Stationen liegen, können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Eingang des Dokuments bzw. Index bestätigen.
Dokument an der Station auf verbleibend setzen.
Dokument wieder aktivieren bzw. den Verbleibend-Status zurücksetzen (Erscheint sobald min. ein Dokument auf verbleibend gesetzt wurde).
Ändern Sie den Aufenthalt der Dokumente an einer Station. Wenn mehrere Dokumente an einer Station liegen, können Sie diese auch einzeln direkt verlängern oder per Mehrfachselektion zusammen.
Steuerungsschritt für die selektierten Dokumente ausführen.
Eingefügtes Dokument aus dem Workflow entfernen.
Dokument direkt herunterladen
Dokument zum Download-Auftrag hinzufügen.
Kopiert das Dokument in die Zwischenablage.
Dokument im Baum aufblättern.

Dokumente die in den Papierkorb geschoben wurden, während sie sich noch in einem Workflow befinden, werden durchgestrichen dargestellt.

Vorgänger und Nachfolger einer Station

Unten im Datenblatt sehen Sie, wenn vorhanden, die Vorgängerstation und die Nachfolgerstation(en). Die Nachfolgestationen sind die, die direkt auf die aktuellen Station folgen (ein Dokument kann auch an mehrere Stationen weitergegeben werden).

Sie können bei einer Station auch die Verbindungen zu nachfolgenden Stationen ausschalten, wenn die Dokumente nicht dorthin versandt werden sollen. Klicken Sie dazu bei der Nachfolger-Station unter Aktion auf das Icon . Die Verbindung zur Nachfolger-Station wird ausgeschaltet und das Icon ändert sich zu .

Person/Gruppe einer Station setzen

Personen, die an einer Station gesetzt wurden, sind für die Durchführung des Steuerungsschritts verantwortlich. Ad-Hoc Workflows ermöglichen dem Workflowmanager Personen oder Gruppen einer Station zu ändern, nachdem der Workflow gestartet wurde.

Aufenthalt ändern

Mit der Aktion kann der Aufenthalt und damit das Enddatum (soll) für ein oder mehrere Dokumente angepasst werden. Ggf. wird dann auch das Enddatum der Station und des Workflows neu gesetzt. Das neue Datum muss nach dem Angangsdatum (soll) und Angangsdatum (ist) liegen.