Aufgabenprotokoll

Themen

Allgemeines

Mit der Komponente Aufgabenprotokoll können Sie z.B. im Rahmen der Nachbearbeitung von Besprechungen, Protokolle zu einem Termin erstellen. Zu diesem Protokoll lassen sich Aufgaben und Feststellungen mit weiteren Informationen erfassen. Das Protokoll sowie alle dazu erfassten Informationen können leicht über die Dokumentation und den Organizer erreicht werden.

Wichtig: Die Komponente Aufgabenprotokoll muss freigeschaltet werden, um sie verwenden zu können.

Agenda/Protokoll anlegen

Eine Agenda bzw. ein Protokoll wird zu einem Termin, z.B. für eine Sitzung erstellt. Dies kann direkt bei der Erstellung eines neuen Termins durch die Option Agenda/Protokoll-Vorlage anlegen oder nachträglich bei einem bestehenden Termin erfolgen.

Es werden Daten aus dem Termin übernommen, welche Sie noch anpassen oder erweitern können. Wählen Sie über die Aktion die Ablage des Protokolls in der Dokumentation.

Standardmäßig wird das interaktive Protokoll als Agenda initialisiert. Handelt es sich basierend auf den Daten des zugehörigen Termins um einen laufenden oder abgeschlossenen Termin, wird beim Öffnen angeboten, den Dokumententyp zu Protokoll umzuwandeln.

Nach der Erstellung der Agenda bzw. des Protokolls steht es Ihnen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Folgende Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Aktion zum Anpassen der Eigenschaften des Protokolls.
Umwandlung des Dokumententyps (Agenda zu Protokoll oder umgekehrt). Aus dem aktuellen Dokumententyp leitet sich auch der Typ der erzeugten PDF ab.
Fügt einen neuen Agendapunkt auf der obersten Ebene hinzu.
Legen Sie die aktuelle Standardfarbe für das Protokoll fest. Diese wird beim Anlegen von neuen Einträgen wie Agendapunkte, Aufgaben oder Feststellungen verwendet. Beim Ändern der Farbe wird die zuletzt gewählte Farbe zur Standardfarbe.
Diese Funktion setzt die festgelegten Farben zurück, d.h. die Farbe aller vorhandenen Einträge im Protokoll wird auf schwarz gesetzt.
Legen Sie einen Folgetermin an, hierbei können Eigenschaften und bei Bedarf das vorhandene Protokoll übernommen werden.
Die Aktion erstellt vom Protokoll ein PDF-Dokument, legt dieses parallel zum Protokoll ab und versendet es über den E-Mail-Dialog.
Erstellen Sie ein PDF-Dokument von der Agenda bzw. vom Protokoll und legen Sie dieses bei Bedarf parallel zum Protokoll ab.
Mit dieser Funktion wird das aktuelle Protokoll als Vorlage für eine neue Agenda bzw. ein neues Protokoll verwendet.
Das aktuelle Protokoll wird gelöscht.

Agenda/Protokoll verteilen

Nach der Erstellung kann die Agenda bzw. das Protokoll per E-Mail oder Nachricht an die beteiligten Personen verteilt werden. Hierzu wird die entsprechende Aktion im Protokolldialog gewählt.

Es wird eine PDF-Datei erzeugt und parallel abgelegt. Anschließend wird der E-Mail-Dialog geöffnet Das PDF-Dokument wird als Anhang und die beteiligten Personen als Empfänger übernommen.

Online-Protokoll bearbeiten

Zum Bearbeiten der Agenda bzw. des Protokolls wird die entsprechende Aktion z.B. in der Aktionsleiste des Protokolls oder in Tabellen gewählt. Das interaktive Protokoll öffnet sich zur Bearbeitung in einem externen Fenster.

Anschließend kann bei Bedarf über eine Aktion eine Agenda in ein Protokoll umgewandelt werden.

Agendapunkte können nachträglich ergänzt , angepasst und entfernt werden. Hierbei stehen Titel und Beschreibung zur Verfügung. Die Nummerierung erfolgt automatisch anhand der jeweiligen Position im Protokoll. Zusätzlich kann die Farbe für den Agendapunkt festgelegt werden, um beispielsweise bei Fortschreibung des Protokolls hinzugekommene Punkte zu kennzeichnen. Die Reihenfolge und Zuordnung von Agendapunkten kann per Drag & Drop im Baum angepasst werden.

Außerdem können Termine, Aufgaben und Feststellungen zu den Agendapunkten erfasst werden.

Falls diese bereits bestehen, können diese auch nachträglich über die Zwischenablage mit Agendapunkten verknüpft werden. Analog zu Agendapunkten ist das Anpassen der Zuordnung per Drag & Drop im Baum und der Darstellungsfarbe möglich.

Ins Protokoll aufgenommenen Terminen, Aufgaben und Feststellungen können auch direkt in der Öberfläche des interaktiven Protokolls Dokumente, per Verknüpfung durch Drag & Drop aus dem Projektraum, als Anlagen zugeordnet werden.

Die gewählte Farbe von Agendapunkten, Aufgaben, Terminen und Feststellungen wird in die PDF-Ausgabe übernommen.

Teilnehmer hinzufügen

Teilnehmer können unabhängig vom Termin zum Protokoll hinzugefügt werden. Hierbei ist die Auswahl nicht auf PlanTeam-SPACE Nutzer beschränkt.

Teilnehmer können unter Anderem über ihre Gruppenzuordnung gewählt werden.

Externe Teilnehmer besitzen keinen Zugang zum Projekt und werden manuell hinzugefügt.

Folgetermin erstellen

Mit der Aktion des Onlineprotokolls haben Sie die Möglichkeit einen Folgetermin zu erstellen. Hierbei werden die Eigenschaften und die beteiligten Projektmitglieder bereits vor ausgewählt.

Beim Erzeugen der Agenda für den neuen Termin können Sie die Werte optional aus dem aktuellen Protokoll übernehmen. Sowohl die Übernahme der Agendapunkte (Struktur), als auch die Übernahme des gesamten Protokolls (mit Verknüpfungen zu Aufgaben, etc.) ist hierbei möglich.

Protokoll aus Vorlage erstellen

Ein bereits bestehendes Aufgabenprotokoll kann als Vorlage für ein neues Protokoll verwendet werden. Auf diese Weise kann z.B. das Neuerfassen der Agenda bei ähnlichen Terminabläufen vereinfacht oder ein bestehendes Protokoll bei Folgeterminen fortgeführt werden. Öffnen Sie hierfür das Kontextmenü des bestehenden Protokolls und wählen Sie die Aktion Als Vorlage verwenden.

Beim Anlegen einer neuen Agenda bzw. eines neuen Protokolls können Sie entweder die Struktur übernehmen, also lediglich die Agendapunkte oder das gesamte Protokoll mit Aufgaben, Terminen und Feststellungen kopieren.